Tipp 36-4 : "Makros" aufzeichnen am Bsp. des Vergrößerns

Kurz-Info

Oft verwendete Funktionen in WORD setzen sich meist aus vielen Menüs und Befehlen zusammen und benötigen daher meist mehrere Mausklicks in ebenso vielen Fenstern. Insbesondere für Sehbehinderte ist die Navigation durch die unübersichtlichen Menüs eine Tortur. Mit Hilfe eines "Makros" können mehrere Arbeitsschritte zusammengefasst und später vom Benutzer mit einer Tastenkombination ausgelöst werden. Die gespeicherten Arbeitsschritte werden beim Aufruf des Makros nacheinander von WORD ausgeführt, ohne dass weitere Eingaben vom Benutzer verlangt werden.

In diesem Tipp wird die Erstellung eines Makros anhand des in Tipp 36-3 genannten Beispiels beschrieben, nämlich schnell zwischen zwei Schriftgrößen hin und her zu springen. In entsprechender Weise können natürlich auch andere oft benötigte Funktionen als Makros gespeichert werden.

Zu Makros bei WORD siehe auch Tipp 38-8.

Vorgehen

Als Beispiel sollen die Schritte, mit denen man das ganze Dokument auf die Schriftgröße "20pt" bringt, auf ein Makro gelegt werden. (Zum Sinn dieses Makros steht genaueres im Tipp 36-3)

Klicke in der "Word"-Menüleiste auf den Eintrag "Extras" und dort auf den Unterpunkt "Makro". Rechts erscheint dann ein weiteres Menü, in dem Du den Punkt “Aufzeichnen…” auswählen musst. Es öffnet sich ein neues Fenster. Das Textfeld “Makroname” für die Bezeichnung des zu erstellenden Makros ist bereits aktiviert, Du kannst also gleich den gewünschten Namen eingeben (z.B. “Vergrößerung”). Danach bestätigst Du mit der Eingabetaste und dadurch beginnt die Aufzeichnung der nachfolgenden Eingaben zu einem Makro. In unserem Fall sind dies die folgenden Schritte:

1) Tastenkombination "Strg+A" für "Alles Markieren".
2) Anklicken der aktuellen pt-Zahl in der Symbolleiste (unterhalb der Menüzeile).
Nun klappt das Menü mit den pt-Zahlen auf.
3) Klicke hier "20pt" an. Das Dokument ist dann neu formatiert.

Nun beendest Du die Aufzeichnung über die Menüleiste “Extras - Makro - Aufzeichnung beenden”. Diesem dreischrittigen Makro “Vergrößerung” kannst Du jetzt eine Tastenkombination zuweisen, um es später leichter aufrufen zu können. Hierzu klickst Du in der Menüleiste auf den Eintrag “Extras” und dort auf den Unterpunkt “Anpassen…”. Ein neues Fenster mit drei Registerkarten öffnet sich. Öffne das Register “Befehle”. Unten im Fenster klickst Du jetzt auf die Schaltfläche “Tastatur…”. Links in der Liste “Kategorien” wählst Du den Eintrag “Makros” aus. In der Liste rechts erscheinen dann die bereits erstellten Makros. Klicke nun mit der linken Maustaste auf das soeben benannte, neue Makro (hier: “Vergrößerung”). Nun drückst Du zweimal die “TAB”-Taste, um in das Textfeld für die Eingabe der Tastenkombination zu gelangen. Drücke nun die gewünschte Tastenkombination (z.B. “Alt+V” für Vergrößerung) und bestätige zweimal mit der Eingabetaste, um die Tastenkombination zuzuweisen und den Vorgang abzuschließen.

Anmerkung:
Links neben der soeben beschriebenen Schaltfläche "Tastatur..." befindet sich die Auswahlliste "Speichern in", wo standardmäßig die Dokumentvorlage "Normal.dot" ausgewählt ist, so dass das Makro künftig bei allen neuen Dokumenten verfügbar ist. Man könnte mittels dieser Liste das Makro aber auch auf andere Dokumente begrenzen.

Im noch offenen Fenster klickst Du rechts unten auf die Schaltfläche “Schließen”. Die zugewiesene Tastenkombination wird sofort übernommen und kann von nun an aufgerufen werden.

Empfehlenswert wäre es, wenn Du Dir auf demselben Wege auch ein Makro für die Verkleinerung des Dokumentes auf Deine bevorzugte Standardgröße anlegst (z.B. "12pt"). Hierfür wählst Du dann auch wieder eine Tastenkombination (z.B. "Alt+N"). So kannst Du während des Arbeitens mittels "Alt+V" und "Alt+N" schnell zwischen den beiden Vergrößerungsstufen schnell hin- und herspringen.