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(01.09.06)


Tipp-Bereich 5:  MS "Office" (Word, Access, ...) (G 35-43)
Tipp-Gruppe 41: MS Access

Tipp 41-2: Serienbriefe mit MS Access

Kurz-Info

Mit MS Access kann man leicht Serienbriefe erstellen, d.h. ein Brief wird als Word-Dokument mit verschiedenen Adressen aus der Access-Datenbank versehen und dann nacheinander wie ein jeweils individuell gefertigter Brief ausgedruckt. Anwendungsbeispiel sind Einladungen eines Vereins bzw. einer Regionalgruppe. Hier soll die Erstellung und Nutzung von Serienbriefen insbesondere durch Blinde und Sehbehinderte beschrieben werden.

Beschreibung

Wer auf dem Postweg wiederholt an eine bestimmte Personengruppe Informationen oder Einladungen zu versenden hat, kann diese über MS Access schnell und bequem wie individuelle Briefe ausdrucken lassen und dann in Umschlägen mit Klarsichtfenster eintüten. Die Post bietet für solche Massenbriefsendungen bevorzugte Portobedingungen. Es gibt einige Arbeitsschritte, die man einmalig einrichten muss. Dass nachfolgende Erstellen und Versenden weiterer Briefsendungen ist dann recht einfach.
Es folgen zunächst die allgemeinen einmalig zu erledigenden Schritte, die in gesonderten Tipps beschrieben werden.

A. Einmalige Schritte bei der Vorbereitung eines Serienbriefs

1. In Access muss eine Adressdatenbank eingerichtet und ggf. aktualisiert werden.
2. Es muss in Word ein Serienbrief-Formular erstellt werden, in dem an passenden Stellen die Felder für Name, Straße, Ort usw. eingerichtet werden. Hierzu kann man unter Word auf Vorlagen zurückgreifen (Neue Datei, Vorlagen, Seriendruck).
3. Es muss über die Serienbrief-Funktion von Word eine Zuordnung zwischen dem Einladungsdokument und der Adressdatei von Access hergestellt werden.
Der Aufruf des Ausdrucks erfolgt dann über den Befehl Serienbrief von Word.

B. Erstellen und Drucken einer neuen Ausgabe des Serienbriefs

Wenn diese Grundstruktur eingerichtet ist, braucht man für die nächste Einladung nur noch folgendes zu tun: Die letzte Einladung (Serienbrief-Dokument in Word) aufrufen, abwandeln und unter einem neuen Namen speichern. Nun erfolgt das Ausdrucken in den nachfolgenden Einzelschritten. Die Bedienung kann je nach Word- und Access-Version leicht abweichen. Sie ist aber auch für Vollblinde gut möglich.

1. Öffne in Word das zu druckende Serienbrief-Dokument. Access startet dabei automatisch im Hintergrund.
2. Wähle im Hauptmenü Extras, Briefe und Sendungen, Seriendruck an Drucker (mausfrei: Alt + Shift + M)
3. Nun das Auswahlfenster für alle Datensätze mit ENTER bestätigen.
4. Nun erscheint der Druckerdialog, den man mit OK oder ENTER bestätigt.
Nun startet der Ausdruck aller Briefe mit den jeweils eingesetzten Adressen.

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